Yhteinen hankinta säästää aikaa ja rahaa
KYSin erityisvastuualueen sairaalat hakevat toimenpidekardiologian tarvikkeiden yhteishankinnalla kustannussäästöjä ja toimitusvarmuutta. Yhdessä tekemällä päällekkäinen työ vähenee ja kaikkien asiantuntemus lisääntyy.
Sopimus toimenpidekardiologian tarvikkeista ehti olla voimassa nelisen vuotta ennen syksyllä 2017 käynnistynyttä kilpailutusta. Prosessi lähti liikkeelle KYSin toimeksiannosta.
– Kun toimeksianto tulee, meidän tehtävämme on selvittää, mitkä muut erva-alueen sairaalat lähtevät hankintaan mukaan, hankinta-asiantuntija Helena Janhonen IS-Hankinnasta kertoo.
Sairaalatarvikkeiden sopimukset ovat nykyisin yleensä voimassa toistaiseksi. Sopimuksen irtisanomisaika voi olla esimerkiksi kolme tai kuusi kuukautta.
– Sopimusaikana tarkastellaan, onko markkinoilla tapahtunut muutoksia ja toimiiko kaikki niin kuin on sovittu esimerkiksi tuotteiden, toimitusten ja laskutuksen osalta, Janhonen kuvaa.
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus antaa joustonvaraa kilpailutuksen aikatauluihin. Yleensä hankintoja on vireillä IS-Hankinnassa useita samanaikaisesti. Yksi hankinnoista voi olla valmisteluvaiheessa, toisesta odotetaan tarjouksia ja kolmannesta viilataan jo sopimuksia.
Valmisteluvastuuta jaettiin
Toimenpidekardiologian tarvikehankintaan lähtivät KYSin lisäksi mukaan kaikki alueen keskussairaalat. Hankinnan valmisteluvaiheessa kardiologien työryhmä määritteli, millaisia ominaisuuksia tuotteilla pitää olla.
– Pystyimme jakamaan hankinnan valmisteluvastuuta, joten kaikki ei kaatunut omille hartioille, kardiologian ylilääkäri Tuomas Rissanen Pohjois-Karjalan keskussairaalasta sanoo.
Käytännössä Rissanen, KYSin Hannu Romppanen ja Kai Nyman Jyväskylän keskussairaalasta jakoivat 21 tuotekategoriaa kolmeen osaan. Jokainen työryhmän jäsen teki pohjatyön oman vahvuusalueensa tarvikkeista.
– Varmistimme Skype-palavereissa, että olimme yksimielisiä tuotteiden ominaisuuksista ja laatukriteereistä, Rissanen kuvaa.
Pienemmät keskussairaalat Etelä- ja Itä-Savosta olivat mukana yhteisissä palavereissa. Heitä myös informoitiin hankinnan etenemisestä.
– Erva-alueen yhteistyö hankinnoissa on oikea suunta. Kaikki meni yllättävän helposti hyvän tiimin ansiosta. Pelkäsin etukäteen, että prosessi olisi ollut monimutkaisempi ja vienyt enemmän aikaa, Rissanen sanoo.
Selkeät laatu- ja toiminnallisuuskriteerit
IS-Hankinnan Helena Janhonen laati sairaaloiden yhteisen tarjouspyynnön. Hän katsoi kokonaisuutta erityisesti hankintalain ja hankintakäytäntöjen näkökulmasta.
– EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tarjous voi tulla esimerkiksi Saksasta tai Ranskasta. Tarjouspyyntö pyritään saamaan niin yksiselitteiseksi ja ymmärrettäväksi, ettei siihen jää tulkinnanvaraisuuksia, Janhonen muistuttaa.
Tarjouspyynnössä toimenpidekardiologian tarvikkeille asetettiin vähimmäisvaatimukset. Esimerkiksi joidenkin tuotteiden osalta edellytettiin tieteellistä tutkimusnäyttöä.
Jos tarjottu tuote ei täytä haluttua laatutasoa tai siinä ei ole vaadittuja toiminnallisia ominaisuuksia, tarjous hylätään. Hyväksytyistä tarjouksista valitaan edullisimmat.
– Jokaiseen tuotekategoriaan valitaan 2-5 toimittajaa. Useamman toimittajan valinnalla varmistetaan, että tuotteita on aina saatavilla. Sairaalat voivat itse valita, miltä valituista toimittajista he tilaavat tuotteensa, Janhonen valottaa.
Myös osatarjoukset ovat sallittuja. Pienempi tai tiettyihin tuotteisiin erikoistunut toimittaja voi jättää tarjouksen kyseiseen tuoteryhmään.
Toimenpidekardiologian tarvikkeiden hankinnasta tehdään hankintapäätös maaliskuussa 2018 ja uusi sopimuskausi alkaa huhti-toukokuun aikana.
Pieni keskussairaala hyötyy yhteistyöstä
Itä-Savon sairaanhoitopiiri liittyi IS-Hankinnan osakkaaksi vuoden 2017 joulukuussa. IS-Hankinnan toiminta oli Savonlinnan suunnalla tuttua jo ennestään yhteisten tahdistinhankintojen kautta.
– Aiemmat kokemukset yhteistyöstä IS-Hankinnan kanssa olivat hyvät. Huomasimme, että hankintaproseduurit ovat raskaita pienen sairaanhoitopiirin näkökulmasta, vs. johtajaylilääkäri Jaana Luukkonen Savonlinnan keskussairaalasta sanoo.
Odotetun hintaedun lisäksi yhteishankinnasta on pienemmälle sairaalalle muitakin hyötyjä. Kaikkia välineitä ei ole mahdollista testata itse, joten laajemman verkoston kautta saadaan enemmän kokemusta ja tietoa hyväksi havaituista välineistä.
– Myös hankinnan jälkeen kertyy nopeammin kokemusta hankituista välineistä ja tarvikkeista. Jos on tarvetta reklamoida tai puuttua johonkin, isompi porukka antaa enemmän arvovaltaa, Luukkonen pohtii.
Lue, kuinka hankinnan tavoitteet toteutuivat:
Onnistunut yhteishankinta tuo lähes miljoonan vuosisäästöt