Savon Voima hyötyi kilpailutuksesta

Vuonna 2017 Sansia kilpailutti Savon Voimalle myyntilaskujen tulostus- ja välityspalvelut sekä saatavien hallintapalvelut yhtenä kokonaisuutena. Aiemmin Savon Voima oli ostanut kyseiset palvelut kahdelta erilliseltä palveluntuottajalta.
– Olimme sinällään ihan tyytyväisiä edellisiinkin toimittajiin. Mutta jos kilpailutuksia ei tehdä, toimittajat eivät kehity ja itse todennäköisesti maksaa palvelusta liikaa, talousjohtaja Olli Räsänen Savon Voimasta sanoo.

Kilpailutuksen valmistelu aloitettiin Sansian ja Savon Voiman yhteisellä palaverilla, jossa käytiin läpi kummankin osapuolen rooleja ja vastuita. Lisäksi pohdittiin yhdessä hankinnan sisältöä eli mitä ollaan hankkimassa ja mitä hankinnalla tavoitellaan.
– Keskustelun pohjalta lähdimme työstämään tarjouspyyntöä ja sopimuspohjaa, hankinta-asiantuntija Piia Asikainen Sansialta kertoo.

Valmisteluvaiheessa käytiin paljon keskustelua myös hankintaan sisältyvistä riskeistä niin kilpailutusprosessin kuin sopimushallinnankin näkökulmasta. Yhteispalaverin lisäksi tietoja vaihdettiin myös sähköpostilla.
– Savon Voimalla on hyvä substanssiosaaminen. He osasivat kertoa, mitä tavoittelevat sopimuksella. Minä toin mukaan hankintalain näkökulman. Tästä saatiin hyvä paketti, Asikainen tiivistää.

Lopputulos yllätti positiivisesti

Ensimmäinen Sansian kanssa tehty kilpailutus rullasi eteenpäin nopeasti. Hankintaa valmisteltiin pari kuukautta. Neljän kuukauden kuluttua aloittamisesta hankintapäätös oli jo tehty. Puolen vuoden sisällä myös sopimukset oli allekirjoitettu.
– Kilpailutuksen tulos yllätti positiivisesti. Saimme useiden kymmenien prosenttien kustannussäästön, Räsänen kertoo.
Laskujen elinkaaripalvelujen läpi pyörähtää 1,4 miljoonaa laskua vuodessa eli hankinnan mittakaava oli merkittävä Savon Voiman näkökulmasta katsottuna.

Toisena palveluna Sansia kilpailutti Savon Voiman maksuliikenne- eli pankkipalvelut. Myös tästä saatiin hyviä kokemuksia.
– Saimme tästäkin suoraa kustannussäästöä, vaikka mittakaava onkin pienempi. Saimme myös prosessisäästöä maksuliikenteen keskittämisen myötä, Räsänen summaa.

Koulutuksista eväitä hankintaosaamisen kehittämiseen

Savon Voima liittyi Sansian osakkaaksi vuoden 2017 alkupuolella. Yhtiön strategisena lähtökohtana oli saada kilpailutus- ja hankintaosaamista aiempaa laaja-alaisemmin.
– Olemme tehneet 70 vuotta energia-alan perinteisiä hankintoja. Niiden lisäksi on iso kirjo toimintoja, jotka eivät ole meidän ydinbisnestämme. Niistä meillä ei ole vahvaa kokemusta, ja niitä myös hankintaan harvemmin, Räsänen valottaa.

Omien kilpailutustensa lisäksi Savon Voima on mukana Sansian koordinoimissa yhteishankinnoissa. Yhtiön edustajia on myös osallistunut Sansian järjestämiin koulutuksiin uudesta hankintalaista.
– Haluamme kehittää omaa hankintaosaamistamme. Tietyt osa-alueet teemme jatkossakin itse ja osan asioista teemme yhteistyössä Sansian kanssa, Räsänen linjaa.
Räsänen kannustaa Sansiaa myymään osaamistaan myös koulutusten muodossa aiempaa enemmän.
– Yhtiöillä ja julkisilla toimijoilla on omaa hankintojen perusosaamista, jota täytyy ylläpitää. Kysyntää koulutuksille olisi varmasti jatkossakin. 

Kuva: Savon Voima Oyj