Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sansian koulutuspalveluissa ja tapahtumissa

10.3.2025

 

1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi: Sansia Oy koulutuspalvelut ja tapahtumat
Rekisterinpitäjä: Sansia Oy, Puutarhakatu 6, 70300 Kuopio
Puh. 017 218 900
Sähköposti: info@sansia.fi 

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava: Reetta Roivainen, Sansia Oy
Sähköposti: lakipalvelut@sansia.fi 

3. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Sansia Oy tuottaa osakasorganisaatioilleen webinaareja, lähikoulutuksia ja räätälöityjä koulutuspaketteja. Lisäksi voimme järjestää muita tapahtumia, joihin voi ilmoittautua tilaisuuden luonteesta riippuen esimerkiksi osakasorganisaatioiden, hankintojen tarjoajayritysten tai sopimustoimittajien edustajia ja työntekijöitä.

Käsittelemme henkilötietoja seuraavin perustein:

Suostumus: Voimme käsitellä tietojasi antamasi suostumuksen perusteella esimerkiksi antaessasi suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn ilmoittautumislomakkeella. Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen ilmoittamalla siitä meille osoitteeseen info@sansia.fi. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin johtaa siihen, että et voi käyttää kaikkia palveluitamme kuten osallistua koulutukseen tai tapahtumaan. 

Sopimus: Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvoitteemme, kun tuotamme koulutuspalveluita esimerkiksi toimeksiantosopimuksen perusteella osakasorganisaatiollemme.

Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hoitamista, liiketoiminnan kehittämistä ja koulutusten markkinointitarkoituksessa hankintojen parissa työskenteleville henkilöille. Voimme esimerkiksi mainostaa koulutukseen osallistuneelle koulutuksen jatko-osaa.

Lakisääteinen velvoite: Voimme käsitellä henkilötietoja myös lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet ohjaavat laskutustapahtumien käsittelyä ja säilytystä.

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyt ovat Sansia Oy:n osakkaiden, hankintojen tarjoajayritysten tai sopimustoimittajien edustajia ja työntekijöitä, jotka osallistuvat tai ovat osallistuneet rekisterinpitäjän järjestämiin koulutuksiin tai tapahtumiin.

5. Mitä tietoja käsittelemme ja mihin tarkoitukseen tiedot kerätään

Käsittelemme vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käsittelemme antamianne tietoja koulutusten ja tapahtumien tarjoamiseksi. Käsittelemme tietoja koulutusten ja tapahtumien suunnittelua ja toteuttamista varten, palautekyselyn ja koulutus- tai esitysmateriaalin lähettämistä varten, palautteiden käsittelemiseksi, asiakastutkimuksen lähettämistä varten, palvelujen kehittämiseksi ja koulutusten markkinointia varten.

Käsittelemme seuraavia tietoja:

• yhteystiedot (esim. nimi, asema, rooli Sansian ja asiakasorganisaation välisessä yhteistyössä, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• asiakasorganisaatio (esim. yrityksen nimi, y-tunnus)
• laskutustiedot (kuten laskutusosoite, verkkolaskuosoite, operaattorin tunnus, laskujen sähköpostiosoite, viite laskulle, kustannuspaikka)
• koulutukseen osallistumiseen liittyvä tieto (esim. erityisruokavalio, jos tilaisuus sisältää tarjoiluja)

Lähetämme koulutuksen jälkeen osallistujille palautekyselyn. Palautteen voi antaa anonyymisti. Halutessaan palautteen antaja voi pyytää Sansia Oy:ltä yhteydenottoa. Palautteen antaminen on vapaaehtoista. Palautteita käytetään koulutusten ja tapahtumien kehittämiseksi sekä raportointia varten. Anonyymejä koulutuspalautteita voidaan käyttää koulutusten markkinoinnissa.

Koulutukseen osallistuneiden osakasorganisaation edustajien yhteystietoja voidaan käyttää myös koulutuksen järjestämisvuonna tai koulutusta seuraavana vuonna toteutettavan asiakastutkimuksen lähettämiseen. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista, ja palautteen voi antaa anonyymisti. Asiakastutkimuksen toteuttaa Sansia Oy:n valitsema palveluntarjoaja, joka noudattaa riittävää tietosuojatasoa.

Etäkoulutukset

Käytämme etäyhteyksin järjestettävissä koulutuksissa ja tapahtumissa seuraavia järjestelmiä: Microsoft Teams (kokoukset tai live).

Osa Teams-koulutustilaisuuksista saatetaan tallentaa, jolloin osallistujat saavat tallenteeseen katseluoikeuden rajatuksi ajaksi koulutustilaisuuden jälkeen. Tallentamisesta ilmoitetaan koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä ja koulutustilaisuuden aluksi.

Jos tilaisuus tallennetaan, tallenteella voi näkyä seuraavat tiedot osallistujasta: nimi, jota osallistuja käyttää Teamsissa, mahdollinen profiilikuva, videokuva, jos osallistuja pitää web-kameraa päällä ja ääni, jos osallistuja pitää mikrofonia päällä. Liittymällä mukaan tallennettavaksi ilmoitettuun Teams-kokoukseen, osallistuja antaa suostumuksensa siihen, että nämä tiedot voivat näkyä tallenteella.

Koulutuksissa voidaan käyttää kysely -työkalua, jossa osallistujaa pyydetään vastaamaan kouluttajan esittämiin kysymyksiin. Vastaukset näkyvät anonyyminä koosteena muille osallistujille.

 

6. Tietolähteet

Tiedot ovat pääosin rekisteröidyn itsensä toimittamia, mutta tietoja voi myös toimittaa esimerkiksi kootusti toinen saman organisaation edustaja. Ilmoittautumisissa käytetään pääosin Webropol -kysely- ja raportointityökalua. Osakkaan, tarjoajayrityksen tai sopimustoimittajan edustaja tai työntekijä syöttää ilmoittautumistiedot lomakkeelle.

Osakasorganisaatiolle räätälöidyissä tilauskoulutuksissa ilmoittautumiset ottaa pääosin vastaan osakasorganisaatio, joka toimii näissä tilanteissa rekisterinpitäjänä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Suppea osallistujalista (nimi, organisaatio) voidaan jakaa muille koulutusosallistujille, jolloin ryhmällä on tiedossa, ketkä muut osallistuvat kyseiseen tilaisuuteen.

Ruokavaliotiedot voidaan toimittaa catering palvelulle tilaisuuden tarjoiluja varten. Lista tarjoiluja sisältävän tilaisuuden osallistujista (nimi, organisaatio ja kuittaus) toimitetaan kirjanpitoon tarjoilulaskun liitteenä vero- ja kirjanpitovaatimusten takia.

Koulutukseen osallistuneen osakasorganisaation edustajan tiedoista sähköpostiosoite, organisaatio ja asema/ rooli Sansian ja asiakasorganisaation välisessä yhteistyössä voidaan luovuttaa asiakastutkimuksen toteuttamista varten ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.

Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Sansia Oy ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli käsittelemme tietoja sopimuksen johdosta, käsittelemme tietojasi niin kauan kuin meillä on voimassa oleva sopimus tai mikäli lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa, kunnes lain edellyttämä säilytysaika päättyy.

Mikäli olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen, toimimme lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella ja peruutat henkilötietojen käsittelylle antamasi suostumuksen, poistamme sinua koskevat henkilötiedot.

Asiakastutkimusta varten kerätyt henkilötiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluessa kyselyn lähettämisestä. Anonyymiä vastausdataa säilytetään pidempään asiakastyytyväisyyden kehityksen analysoimiseksi.

Koulutusten palautekyselyjä varten kerätyt henkilötiedot poistetaan vuosittain. Anonyymiä vastausdataa säilytetään pidempään asiakastyytyväisyyden kehityksen analysoimiseksi. 

 

10. Tietojen suojaaminen

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi on suojattu muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja asianmukaisen kulunvalvonnan avulla.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen III luvun (artiklat 12 – 20) mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Jos käsittelemme tietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelylle antamasi suostumus, jolloin poistamme sinua koskevat henkilötiedot.

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ilmoittamalla kieltäytymisestä.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Sansia Oy ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.

Henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus: Jos pyydät henkilötietojen oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta, poistosta tai rajoituksista kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista arvioimme aina tapauskohtaisesti.

12. Ota yhteyttä

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voitte ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sansia.fi. Pyrimme vastaamaan rekisteriä koskeviin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.

13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi

14. Muutokset

Sansia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta muuttaa tai päivittää kuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.