Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sansian asiakassuhteiden hoitamisessa ja kehittämisessä sekä uusien asiakkaiden hankinnassa

23.1.2025

1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi: Sansia Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen sekä uusien asiakkaiden hankinta

Rekisterinpitäjä: Sansia Oy

Puutarhakatu 6, 70300 Kuopio
Puh. 017 218 900
Sähköposti: info@sansia.fi

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava: Reetta Roivainen, Sansia Oy
Sähköposti: lakipalvelut@sansia.fi

3. Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen tiedot kerätään

Sansia Oy:n asiakkaita ovat sen osakkaina olevat organisaatiot, joille tuotamme julkisiin hankintoihin liittyviä palveluja. Hankimme myös uusia osakkaita asiakkaiksemme.

Asiakassuhteiden hoitamista ja kehittämistä, asiakkaiden neuvontaa sekä uusien asiakkaiden hankintaa varten keräämme nykyisten ja potentiaalisten asiakasorganisaatioiden edustajista vain ennalta määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotta voimme tuottaa heille palvelut sovitusti ja laadukkaasti sekä tarjota ja kehittää heille ratkaisuja erilaisiin julkisiin hankintoihin liittyviin tarpeisiin.

Keräämme seuraavia selosteen kohdassa neljä yksilöityjen rekisteröityjen henkilötietoja:

Uusien asiakkaiden hankinta:

• nimi
• organisaatio (esimerkiksi nimi, Y-tunnus)
• tehtävänimike
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite.

Asiakassuhteen hoito ja kehittäminen sekä asiakkaiden neuvonta:

• nimi
• asiakasorganisaatio (esimerkiksi nimi, Y-tunnus)
• tehtävänimike
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• toimiala
• rooli Sansian ja asiakasorganisaation välisessä yhteistyössä
• yhteydenoton tai neuvonnan aihe.

Asiakastutkimus:

• asiakasorganisaatio (esimerkiksi nimi, Y-tunnus)
• sähköpostiosoite
• rooli Sansian ja asiakasorganisaation välisessä yhteistyössä
• nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (vapaaehtoinen, annetaan jos haluaa osallistua arvontaan. Tietoja käytetään ainoastaan voitosta ilmoittamiseen ja palkinnon toimittamiseen).

Asiakastutkimuksen toteuttaa Sansia Oy:n valitsema palveluntarjoaja Feelback Oy, joka noudattaa riittävää tietosuojatasoa. Vastaaminen on vapaaehtoista, ja palautteen voi antaa anonyymisti. Vastaukset käsitellään luottamuksellisesti, eikä yksittäisiä vastauksia voi yhdistää vastaajaan tai arvontaa varten annettuihin yhteystietoihin.

Hankinta- ja konsultointipalvelun palautekyselyt:

• hankinnan valmisteluun osallistuneen asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoite
• hankinnan nimi ja numero
• organisaation nimi
• henkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jos haluaa osallistua arvontaan ja/tai jättää yhteydenottopyynnön (vapaaehtoinen).

Hankinta- ja konsultointipalvelujen palautekyselyt eivät ole anonyymejä, sillä annetut vastaukset voi mahdollisesti yhdistää vastaajaan hankinnan numeron perusteella. Vastaaminen on vapaaehtoista. Kyselyt lähettää ja vastauksia käsittelee rajattu joukko Sansian työntekijöitä.

Henkilötietojen käsittelystä sähköisessä uutiskirjeessämme, nettisivuillamme sekä tuottamissamme koulutuspalveluissa ja tapahtumissa löytyvät omat tietosuojakuvaukset osoitteessa https://www.sansia.fi/tietosuoja.html.

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään.

Rekisteröidyt ovat Sansia Oy:n osakkaiden edustajia ja työntekijöitä, kuten hankintayhteyshenkilöitä, johdon edustajia, hankintojen valmisteluun osallistuneita substanssiasiantuntijoita, hankintasopimusten yhteyshenkilöiltä, Tilaajaportaalin yhteyshenkilöiltä, konsultointi- ja koulutuspalveluihin osallistuneita sekä sähköisen asiakaskirjeen lukijoita ja potentiaalisia asiakkaita.

5. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavin perustein:

Oikeutettu etu: Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamista ja kehittämistä sekä uusien asiakkaiden hankintaa varten.

Suostumus: Voimme käsitellä tietojasi antamasi suostumuksen perusteella esimerkiksi antaessasi suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn ilmoittautuessasi koulutukseen. Voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen ilmoittamalla siitä meille osoitteeseen info@sansia.fi. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin johtaa siihen, että et voi osallistua palvelujemme kehittämiseen.

Sopimus: Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme sopimuksen mukaiset velvoitteemme, kun tuotamme hankintapalveluja osakasorganisaatiollemme.

Lakisääteinen velvoite: Voimme käsitellä henkilötietoja myös lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen: esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet ohjaavat laskutustapahtumien käsittelyä ja säilytystä.

6. Tietolähteet

Tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään, toiselta saman organisaation edustajalta tai asiakasorganisaation nettisivuilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle viranomaiselle silloin, kun viranomaisella on siihen lakiin perustuva oikeus.

Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle  .

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Sansia Oy ei käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli käsittelemme tietoja sopimuksen johdosta, käsittelemme tietojasi niin kauan kuin meillä on voimassa oleva sopimus tai mikäli lainsäädäntö edellyttää pidempää säilytysaikaa, kunnes lain edellyttämä säilytysaika päättyy.

Mikäli olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietojasi noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen, toimimme lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa.

Asiakastutkimusta varten kerätyt henkilötiedot poistetaan viimeistään vuoden kuluessa kyselyn lähettämisestä. Anonyymiä vastausdataa säilytetään pidempään asiakastyytyväisyyden kehityksen analysoimiseksi.

Hankinta- ja konsultointipalvelun palautekyselyjä varten kerätyt henkilötiedot poistetaan vuosittain. Anonyymiä vastausdataa säilytetään pidempään asiakastyytyväisyyden kehityksen analysoimiseksi.  

10. Tietojen suojaaminen

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tietosi on suojattu muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja asianmukaisen kulunvalvonnan avulla.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Valitsemme myös alihankkijamme ja sopimuskumppanimme huolellisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen III luvun (artiklat 12 – 20) mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä yllä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut henkilötiedot. Oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot pyynnöstäsi. Sinun tulee tehdä pyyntö allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Varmistamme aina henkilöllisyytesi ennen tietojen luovuttamista. Tältä osin voit olla yhteydessä meihin osoitteessa info@sansia.fi

Suoramarkkinoinnin ja siihen liittyvän profiloinnin kielto-oikeus: Voit milloin tahansa kieltää tietojen luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ilmoittamalla kieltäytymisestä osoitteeseen info@sansia.fi.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä: Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti sekä mikäli henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Sinulla on oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista, mikäli kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, Sansia Oy ei enää tarvitse henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä mikäli olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja odotat sen todentamista.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Edellytyksenä kuitenkin on, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti. Lisäksi henkilötietojen siirtäminen suoraan toiselle rekisterinpitäjälle tulee olla teknisesti mahdollista.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista arvioimme aina tapauskohtaisesti.

12. Ota yhteyttä

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa voitte ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@sansia.fi. Pyrimme vastaamaan rekisteriä koskeviin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti.

13. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
https://tietosuoja.fi

14. Muutokset

Sansia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta muuttaa tai päivittää kuvausta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.