Kuvaus henkilötietojen käsittelystä Sansian rekrytoinnissa

1.9.2021

1. Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi: Sansian rekrytointijärjestelmän työnhakijarekisteri
Rekisterinpitäjä: Sansia Oy, PL 2000 70601 Kuopio
Puh. 017 218 900
Sähköposti: info@sansia.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Sansia Oy, Sanna Rönkkö
Sähköposti: info@sansia.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on työnhakijan eli rekisteröidyn työhakemuksen tietojen hyödyntäminen rekrytointiprosessissa. Henkilöt luovuttavat omalla
suostumuksellaan tiedot Sansian rekrytointijärjestelmään TalentAdoreen. Hakija voi
osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen.

4. Rekisterin tiedot

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore VRA-rekrytointijärjestelmään, jonka toimittaja on TalentAdore Oy (palveluntarjoaja). Rekisteröidystä tallennetaan TalentAdoreen hänen työhakemuksessaan antamansa perustiedot ja/tai muut hakijan ilmoittamat vapaavalintaiset tiedot.

Henkilö antaa ja rekisteriin kerätään muun muassa seuraavia tietoja:

Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Sukupuoli tai syntymäaika (ei pakollinen tieto, hakija voi itse antaa tiedon vapaa kuvaukseen)
Työnhakijan vapaamuotoinen kuvaus itsestään
Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, valokuva)
Linkki LinkedIn-profiiliin
Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit, pikaviestien viestit ja tallennettavat tiedostot
Arvio hakijan soveltuvuudesta avoinna olevaan työtehtävään sekä tiedot tehtävän kannalta olennaisista henkilökohtaisista ominaisuuksista
Hakijan nimeämiltä suosittelijoilta saadut tiedot hakijan aiemmasta suoriutumisesta ja soveltuvuudesta sekä hakija pätevyydestä avoinna olevaan tehtävään kertovat tiedot
Sansian tekemät luokittelut ja muistiinpanot

5. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet kuten ulkopuolinen soveltuvuus arvion tekijä.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voi olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

6. Tietolähteet

Rekrytoinnissa käytettävät tiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen osoittamaltaan suosittelijalta. Tietolähteenä on henkilö itse antamalla henkilötietoja hakiessaan työpaikkaa ja antaessaan pyydettäessä lisätietoa.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää työnhakijan antamia työnhakuun liittyviä tietoja hakijarekisterissä 24 kuukautta. Avoimet hakemukset säilyvät hakijan määrittelemän ajan enintään kuitenkin 36 kuukautta.

Rekisterinpitäjästä työnantajana kiinnostuneet henkilöt voidaan siirtää henkilön pyynnöstä rekrytointijärjestelmän sisäiseen Rekisterinpitäjän Talent Communityyn odottamaan avautuvia työpaikkoja, ja heille voidaan lähettää avoimiin työpaikkoihin liittyviä tai muita henkilön kiinnostuksen kohteita vastaavia viestejä. Talent Communityssa henkilötietoja säilytetään aina 12 kuukautta kerrallaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus:

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä sekä oikeus saada pääsy tietoihin
- Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkistamista kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus oikaista tietoja
- Rekisteröity henkilö voi pyytää tietojensa oikaisua kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä
Oikeus poistaa tiedot
- Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Tiedot poistetaan, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole asianmukaista lakiperustetta.
Oikeus rajoittaa sekä vastustaa tietojen käsittelyä
- Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
- Rekisteröity henkilö voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai kokonaan käsittelyä kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Rekisteröity voi pyytää tietojensa siirtämistä toiseen järjestelmään kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä. Rekisteröidyn tiedot toimitetaan suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista. Muutoin tiedot toimitetaan rekisteröidylle koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
- Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa automaattista päätöksen tekoa tai profilointia kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi
- Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

9. Tietoturva

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet. Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

10. Tietojensiirto

Henkilötietoja ei siirretä, luovuteta tai käsitellä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman palvelun tuottamisen kannalta olennaisia perusteita.

Palveluntuottajan alihankkijat voivat sijaita Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella ja palveluntuottaja voi siirtää henkilötietoja alihankkijoille, mikäli siirto ja henkilötietojen käsittely on palvelun tuottamiseksi välttämätöntä.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on tietosuojalainsäädännön ja -sääntelyn mukaista, kun palveluntuottaja varmistaa, että se ja sen alihankkijat käyttävät tarvittavia sopimuksellisia suojatoimia kuten Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (2010/87/EU) siirtäessään henkilötietoja kolmansille osapuolille käsiteltäväksi.